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有關工作嚴謹的八字話

解夢佬

在會務工作中有一項著名的定律,即“100-1=0”定律,形容整個會議中1%的疏忽就可能會導致100%的失敗。如何做到“零差錯”呢?筆者結合多年的會務實踐,梳理總結出以下“八字”心得。

有關工作嚴謹的八字話

一、“嚴”

“師曠之聰,不以六律,不能正五音。”會務工作首先要講ZZ,牢固樹立“四個意識”,必須堅持原則、符合規矩。D的十八大以來,DZY相繼出臺一系列關于改進會風的規定,尤其是ZY八項規定及其實施細則對會務工作提出了新要求,必須嚴格執行。會議是否應該召開,會議的規模、形式如何以及會務如何保障等,都應符合各項規定。如出現不符合規定的情形,會務人員必須堅持原則、敢于直言,及時向領導提出建議,在落實DZY紀律要求面前絕不能搞變通、打折扣。

二、“預”

“凡事預則立,不預則廢。”會前準備是整個會務的重點,也是工作量最大的一個階段。在明確掌握會議意圖、目標和要求的前提之下,要擬定詳細的會議籌備方案,對會議的議題、時間、參會人員范圍、會場布置方案、后勤保障等進行詳盡、細致的謀劃,并對工作任務進行分解。要預先考慮會議中可能出現的變化或意外情況,制定應對緊急突發情況預案,對可能存在的問題和隱患提前解決、加強防范。

三、“問”

會務工作要求嚴謹細致,丁就是丁、卯就是卯,各環節都要堅決避免出現“可能”“應該”“差不多”等情況。工作中務必準確把握領導意圖、明確辦會要求,不清楚的地方要問、要請示,不能想當然。特別是在遇到計劃外的事項時,更要及時問、勤請示,絕不能擅作主張。

四、“細”

“天下大事,必作于細。”籌備會務要認真對待細節,不能有絲毫懈怠。對關鍵細節一定要多人核對、多次檢查,不放過任何一個疑點、不遮掩任何一處盲區。只有這樣,才能減少錯誤,收到良好的效果。如果會議的重點環節出現瑕疵,那麼整個大會的效果就會大打折扣,因此必須做到思想上高度重視、精力上重點傾斜,確保萬無一失。

五、“熟”

籌備會議時,我們既要重溫會務的一般工作原則,也要對本次會議的具體內容和特殊要求了然于胸。演員表演時講究“入戲”,會務工作人員也要講究“入會”,應在會前提前熟悉會務全部內容,包括會務工作涉及的部門、人員、材料、議程等,明確工作重點和應對策略。唯有如此,才能有的放矢、處變不驚。

六、“快”

“今日事今日畢,明日事今安排。”辦會中遇到需要解決的任何事情,都要迅捷靈動,雷厲風行。“緩事要急辦”,對一些時限要求不高的工作,也要快節奏辦理,爭取工作主動性。會務工作繁雜多變,如果不立即辦理的話,容易忘記,也容易拖延成了急事而誤事。“急事更要急辦”,要第一時間作出快速反應,邊做邊思考。越是處置緊急事情,越是要穩住心態,不能亂了章法。

七、“演”

會前演練有助于發現和解決會務工作中可能出現的問題,更好地落實會議方案中的各項任務。要對會議細節進行逐項演練,在此基礎上制定詳細的分工明細表,使每個人都清楚自己的任務,并了解其他人的任務,確保工作沒有漏洞、任務沒有漏項、人員沒有漏位。對于大型會議,要深入會場、住地進行實地演練,根據大會日程一項項地對會務細節進行預演,按照“提前一天”“提前兩個小時”的標準做好會議場地布置工作,即每一個會場提前一天布置完畢,每一項活動提前一天部署到位;會務工作者提前兩個小時到達會場,一切準備工作提前兩個小時就緒。

八、“變”

很多會議活動,盡管事先策劃得非常周密,但總有可能出現各種意外情況,正所謂“智者千慮必有一失”。這就要求會務人員對會議活動內容了如指掌,熟悉各項會務工作規則,對意外及突發情況的出現能夠第一時間察覺,并準確把握事情性質,在沒有時間請示領導的情況下,能夠結合會議活動現場狀況,作出準確的判斷,當機立斷解決問題。

來源:秘書工作,作者:董超。

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